SEI/Unifal-MG - 0999744 - Instrução Normativa

O Pró-Reitor de Graduação, no uso das atribuições que lhe confere o Estatuto e o Regimento Geral da Universidade Federal de Alfenas - UNIFAL-MG, e pelo Regimento Interno da Pró-Reitoria de Graduação - PROGRAD, e ainda, considerando a aprovação da Resolução CEPE nº 38, de 17 de Maio de 2023, que estabelece os procedimentos de transcrição, compilação e reconstituição de programas de ensino de graduação na forma física e digital no âmbito da Universidade Federal de Alfenas, resolve:

Art. 1º Esta Instrução Normativa estabelece os procedimentos para operacionalizar a transcrição, a compilação e a reconstituição de programas de ensino em formato digital.

Art. 2º Para operacionalização dos procedimentos desta Instrução, considera-se períodos geracionais:

I - Período pré-digital (da Fundação da EFOA até 2008): programas de ensino em suporte papel ou digital sem criptografia ou sistemas de segurança;

II - Período de implantação do Sistema Acadêmico ( de 2009 até 2011): Programa de Ensino em suporte digital no Sistema Acadêmico ou outras mídias;

III - Período Digital (a partir de 2012): Programa de Ensino em suporte digital somente no Sistema Acadêmico.

Art. 3º Os Programas de ensino serão disponibilizados conforme período geracional:

I - Períodos de Implantação do Sistema Acadêmico e Digital: por autoatendimento no Sistema Acadêmico;

Parágrafo único. Até o desenvolvimento do Sistema Legado, os Programas de Ensino serão disponibilizados para o requerente pelo Sistema SEI.

Art. 4º A transcrição de programas de ensino em suporte papel para formato digital deve seguir as seguintes etapas:

I - Verificação da qualidade da impressão, da legibilidade do conteúdo e sinais de validação;

III - Digitalização do programa de ensino suporte papel por meio de scanner;

IV - Revisão e correção do arquivo digitalizado para garantir a legibilidade e a integridade do conteúdo;

V - Conversão do arquivo digitalizado para formato compatível com os padrões estabelecidos pela instituição, utilizando recursos de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR);

VI - Transcrição das informações presentes no arquivo digitalizado para a interface correspondente do Sistema Legado;

Parágrafo único. Até o desenvolvimento do Sistema Legado, as etapas descritas nos incisos VI e VII serão substituídas pela etapas:

a) abertura de processo no Sistema Eletrônico de Informação (SEI), com nível de acesso público, incluindo todos os documentos de forma pública;

c) transcrição das informações presentes no arquivo digitalizado para o formulário “Programa de Ensino”;

Art. 5º O Programa transcrito terá nas observações a sentença “Programa de Ensino transcrito de mídia digital/impressa para o banco de dados do Sistema Acadêmico, sem alterações.”

Art. 6º A compilação de programas de ensino a partir de 2009 com original não disponível no Sistema Acadêmico, deve seguir as seguintes etapas:

I - Identificação e seleção dos programas de ensino a serem compilados, de acordo com as informações disponíveis no registro acadêmico;

II - Verificação da aprovação de atas, quando disponíveis, de programa de ensino junto ao Colegiado de Graduação e outros documentos do acervo acadêmico;

III - Análise e organização dos conteúdos e atividades pedagógicas para criação de um programa de estudos coerente e integrado;

IV - Padronização de formatos: certificação de que os documentos estejam em formatos adequados e compatíveis para compilação. Se necessário, converter os documentos para um formato comum e apropriado;

V - Organização e estruturação: estabelecimento de uma estrutura coerente para os documentos compilados. Considere a criação de pastas, subpastas ou categorias para facilitar a localização e navegação entre os documentos;

VI - Adoção de uma nomenclatura clara e consistente para os arquivos, levando em consideração a preservação da formatação, elementos gráficos e funcionalidades específicas;

VIII - Compilação de arquivos digitais em formato de mídia óptica digital (CD) ou dispositivo de armazenamento de dados magnético usado em computadores (HD) e outros dispositivos eletrônicos para o formato de coleção organizada de informações que permitam a inserção, atualização, consulta e exclusão de informações, caracterizado como banco de dados, presente no Sistema Acadêmico;

IX - Revisão e ajustes necessários para garantir a consistência e a compatibilidade dos programas de ensino compilados;

X - Realização de testes de validação nos arquivos convertidos para garantir a correta transferência e adaptação dos dados;

XI - Compilação das informações levantadas nas bases documentais disponíveis para a interface correspondente do Sistema Legado;

Parágrafo único. Até o desenvolvimento do Sistema Legado, as etapas descritas nos incisos XI e XII serão substituídas pela etapas:

a) abertura de processo público no SEI, com todos os documentos anexados também disponíveis ao público;

b) se for fonte documental nato digital, anexar ao processo no SEI, os arquivos como tipo de documento externo e formato nato digital; se fonte documental em suporte papel, realizar os procedimentos de transcrição (incisos I ao VIII, do art. 3º);

c) registro no campo observação do Sistema Acadêmico do número do processo do SEI, destacando que pode ser consultado na página: Buscar Processos do sítio eletrônico do SEI. As informações registradas neste campo devem ser explicitadas no Programa de Ensino disponibilizado;

e) após a homologação, informar ao(à) solicitante que o processo está disponível para consulta de forma gratuita e por autoatendimento no Sistema Acadêmico.

Art. 6º A compilação de programas de ensino a partir de 2009 com fonte documental disponível no Sistema Acadêmico, deve seguir as seguintes etapas:

I - Identificação e seleção dos programas de ensino a serem compilados, de acordo com as informações disponíveis no registro acadêmico;

II - Verificação da aprovação de atas, quando disponíveis, de programa de ensino junto ao Colegiado de Graduação e outros documentos do acervo acadêmico;

III - Análise e organização dos conteúdos e atividades pedagógicas, para criação de um programa de estudos coerente e integrado;

Art. 7º O Programa compilado terá nas observações a sentença “Programa de Ensino compilado e homologado, consoante Resolução CEPE nº 38/2023, a partir das informações disponíveis nos arquivos da Pró-Reitoria de Graduação dos anos XX a XX”.

Art. 8º Programa de Ensino Reconstituído é o documento resultado de procedimento administrativo de recompor, com a maior fidelidade possível, um Programa de Ensino extraviado ou deteriorado/danificado que não possa ser restaurado deve seguir as seguintes etapas:

I - Abertura de processo no SEI com nível de acesso público, com documentos anexados também de acesso público;

II - Registrar o extravio ou deterioração do programa de ensino, se possível, especificando a data, o responsável e o setor onde foi constatado o extravio ou deterioração;

III - Pesquisar fontes para reconstituição, como cópias e/ou documentos recapitulativos do programa de ensino original;

IV - Se a fonte documental for nato digital, anexar ao processo no SEI, os arquivos como tipo de documento externo e formato nato digital; se a fonte documental for suporte papel, realizar os procedimentos de transcrição (incisos I ao VIII, do art. 4º);

V - Se aplicável, estabelecer uma ordem lógica para a disposição dos documentos no processo reconstituído, observando a estrutura disponível no sistema acadêmico: curso, ano, semestre, disciplina, código, pré-requisitos, carga horária teórica e prática, ementa, objetivo geral, objetivo específico, bibliografia e sistema de avaliação;

Art. 9º O Programa reconstituído terá nas observações a sentença “Programa de Ensino reconstituído e homologado, consoante processo SEI XXXXX-XXXX/XXXX-XX.”.

Art. 10 Na hipótese do programa de ensino original de que trata os artigos 6º a 9º ser localizado, o Departamento de Ensino realizará os seguintes procedimentos:

II - Comparação entre o documento original e o documento compilado e/ou reconstituído;

III - Anexar Despacho Administrativo no processo SEI com detalhamento das diferenças e semelhanças entre o original e documento compilado e/ou reconstituído;

IV - Caso haja modificações no programa compilado e/ou reconstituído, deve-se informar a todos que já solicitaram o programa de ensino, do contrário, arquivar o processo.

I - Até 30/03/2024: inclusão no Sistema Acadêmico todos os programas das disciplinas ministradas entre 2017 a 2023;

II - Até 30/03/2026: inclusão no Sistema Acadêmico dos demais programas das disciplinas ministradas entre 2009 a 2025.

Parágrafo único. Os programas anteriores a 2009 serão disponibilizados no Sistema Legado, conforme catalogação, salvo demanda dos usuários que serão atendidas tempestivamente.

Art. 12 Ficam responsáveis pelos procedimentos descritos nesta Instrução Normativa: PROGRAD, COGRAD-PC e COGRAD-VG.

Art. 13 O mapa dos processos ora descritos, bem como sua gestão de riscos, serão acrescentados aos mapas processuais da PROGRAD na próxima atualização anual.

Documento assinado eletronicamente por Wellington Ferreira Lima, Pró-Reitor de Graduação, em 05/07/2023, às 19:28, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.unifal-mg.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 0999744 e o código CRC B0DE14B4.