SEI/Unifal-MG - 1212661

No sistema de plenária virtual adotado pelo Comitê Gestor do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na UNIFAL-MG (COMITÊ-SEI), os assuntos são incluídos em processos do SEI. O Plenário Virtual permite o julgamento colegiado de processos por meio eletrônico. Trata-se de um espaço deliberativo remoto por meio do qual os membros do Comitê podem interagir de maneira assíncrona, e registrar seus votos e manifestações durante um período de tempo predefinido. Salienta-se que não funciona como em uma videoconferência e não permite a troca de ideias instantaneamente como no plenário físico.

Disponibilização do serviço de Peticionamento do SEI na UNIFAL-MG utilizando como experiência o Projeto Piloto do DRGCA.

1) Ação 7 do PLANO DE GESTÃO ESTRATÉGICA E TRANSFORMAÇÃO INSTITUCIONAL (PGT/UNIFAL-MG - 0816501); e

Para discussão do assunto em pauta, foi utilizado o espaço do Gmail (COMITÊ-SEI) onde todos os membros do Comitê-SEI (Portaria nº 1025/2018/UNIFAL-MG) estão cadastrados com seus e-mails institucionais (@unifal-mg.edu.br).

2) Hoje, quem mais pode cadastrar usuários externos na UNIFAL-MG e porque teria que mudar?

3) Quanto aos processos serem protocolados apenas pela PROTARQ, houve alguma comunicação com os respectivos setores ou diretores dos campi?

Com relação ao item 01, o usuário externo a qualquer momento pode incluir documentos no processo que abriu no SEI. Por exemplo: discente abriu (peticionou) um processo e enviou, mas esqueceu de incluir algum documento, nesse momento faz um intercorrente para acrescentar. Percebe-se que é uma boa funcionalidade, o problema é ser possível fazer o intercorrente em qualquer processo mesmo sem ser o interessado, basta saber o número (NUP).

Com relação ao item 02, cada campi possui seus cadastradores: Alfenas: Alex e Fabiana; Varginha: Maria do Carmo; Poços de Caldas: Neri e Carolina. Apenas a Seção de Protocolo e Arquivo realizando o cadastro uniformiza e concentra o atendimento sobre dúvidas do Peticionamento. Destaca-se que isso já está ocorrendo, somente a Seção de Protocolo e Arquivo é responsável pelo cadastros de usuários externos do SEI, conforme consta na página https://www.unifal-mg.edu.br/protarq/equipe/.

Com relação ao item 03, não foi comunicado nada ainda, os campi serão informados se o comitê aprovar o peticionamento. Este impactará a gestão de pessoas nos campi, uma vez que diminuirá os serviços nas suas unidades de protocolo.

Nesse caso, estou de acordo com todas as propostas. Só faço a ressalva na forma de comunicar os campi, para que entendam da maneira como realmente é: um benefício da transformação digital, não uma retirada de autonomia.

Informou que solicitou ao Pró-Reitor de Administração e Finanças, Mayk Vieira Coelho, para auxiliar na comunicação com os campi.

De acordo com o apoio do Pró-Reitor de Administração e Finanças na comunicação.

Destacou a importância da funcionalidade peticionamento para acesso do cidadão, implantando a transformação digital. Além disso, comentou que iniciaremos com os discentes, mas a ideia é contemplar todos os serviços da UNIFAL-MG.
Acrescentou o posicionamento da Reitoria que está orientando ter parcimônia na abertura de processos, por isso antes de disponibilizar um peticionamento, talvez seria interessante a reitoria ficar ciente. Sobre o posicionamento da Reitoria, referiu-se à Circular para utilizar o mesmo processo das viagens no ano.

Concordou com a proposta de implantação do peticionamento e destacou as importantes colocações do Marcelo Penha Fernandes que ajudaram a entender o processo.

Considerando que o assunto em epígrafe foi comunicado aos membros no espaço do Gmail (COMITÊ-SEI);

Considerando que era possível os membros interagirem de maneira assíncrona e registrar seus votos e manifestações durante o período constante no item 3; e

Considerando que os comentários constantes no item 4 foram revisados pelos autores, que assinaram eletronicamente esta Plenária Virtual.

Considerando que os seguintes membros do COMITÊ-SEI foram favoráveis a implantação do peticionamento: Marcelo Penha Fernandes, Katilane Caterine de Souza Santos, Juliana Guedes Martins, Mayk Vieira Coelho, Alex Trindade Barbosa e Débora Silva Barroso de Araújo. Não votaram: Anézio Eugênio de Faria, Lucas César Mendonça e Cléber Moterani Tavares.

Diante das considerações e não havendo votos contrários, decidiu-se pela disponibilização do peticionamento do SEI na UNIFAL-MG, com as seguintes condições:

Somente a Seção de Protocolo e Arquivo (PROTARQ) ser responsável pelo cadastro dos usuários externos na UNIFAL-MG;

A PROTARQ ser a única unidade receptora dos processos peticionados, com isso estes processos não tramitarão pelos protocolos dos campi de Varginha e Poços de Caldas;

O Pró-Reitor de Administração e Finanças comunicará aos diretores dos campi que os serviços aderidos ao peticionamento serão recebidos somente pela Seção de Protocolo e Arquivo, retirando a tramitação destes processos das unidades de protocolos dos campi; e

A deliberação desta Plenária Virtual será inserida na página Legislação e disponibilizada para consulta pública na página Buscar Processos, ambas as páginas do sítio eletrônico do SEI.

Documento assinado eletronicamente por Débora Silva Barroso de Araújo, Técnico Administrativo em Educação, em 23/04/2024, às 09:17, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Marcelo Penha Fernandes, Técnico Administrativo em Educação, em 23/04/2024, às 11:40, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Katilane Caterine de Souza Santos, Técnico Administrativo em Educação, em 23/04/2024, às 13:52, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Mayk Vieira Coelho, Professor(a) do Magistério Superior, em 09/05/2024, às 11:01, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Juliana de Souza Guedes, Professor do Magistério Superior, em 09/05/2024, às 12:28, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Alex Trindade Barbosa, Técnico Administrativo em Educação, em 09/05/2024, às 17:06, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.unifal-mg.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1212661 e o código CRC 19D32126.

AÇÕES	ATIVIDADES / TAREFAS	RESPONSÁVEIS	PRAZOS
Apreciação	- Plenária Virtual	COMITÊ-SEI	11 a 19/04/2024
Mapeamento dos Processos	- Mapeamento dos processos (notação BPMN) com software gratuito Bizagi - Indicação dos parâmetros dos processos	DRGCA	22 a 30/04/2024
Disponibilização do peticionamento no SEI	- Parametrização dos tipos de processos no SEI - Conscientização dos usuários internos de todos os campi da UNIFAL-MG - Conscientização dos usuários externos - Disponibilização dos tipos dos processos para peticionamento dos usuários externos	PROTARQ DRGCA	MAIO e JUNHO/2024
Relatório do Projeto Piloto	- Relatório com os óbices e sugestões para edição da normativa do peticionamento - Apresentação do Relatório para o COMITÊ-SEI	PROTARQ DRGCA COMITÊ-SEI	JULHO/2024
Normatização	- Edição de minuta de Portaria do peticionamento - Publicação de Portaria	COMITÊ-SEI REITORIA	AGOSTO/2024