SEI/Unifal-MG - 0389198

Aprova o Regulamento de rotinas Internas da Seção de Protocolo e Arquivo e dá outras providências.

Considerando a Resolução nº 31, de 01 de setembro de 2020, que altera o Regimento Interno da Pró-Reitoria de Administração e Finanças da UNIFAL-MG; e

Considerando a Resolução nº003, de 16 de dezembro de 2015, que aprova o Regimento Interno do Centro de Documentação (CEDOC) da UNIFAL-MG.

O REITOR da Universidade Federal de Alfenas - UNIFAL-MG, no uso de suas atribuições regimentais, estatutárias e legais, tendo em vista o que consta do Processo nº 23087.011318/2019-27, resolve regulamentar as rotinas internas da Seção de Protocolo e Arquivo, nos seguintes termos:

Art. 1º A Seção de Protocolo e Arquivo é vinculada ao Departamento de Assuntos Administrativos subordinado à Pró-Reitoria de Administração e Finanças.

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins deste Regimento, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos pela Universidade Federal de Alfenas (UNIFAL-MG), em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação.

Art. 3º Os documentos de arquivo na UNIFAL-MG são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

I - consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes;

II - consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos ïïï¿½ï¿½ïï¿½ï¿½setores produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente; e

III - consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 4º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 5º O sistema de arquivos é o conjunto de objetivos, princípios, diretrizes, instrumentos e programas propostos pela Seção de Protocolo e Arquivo buscando a integração dos diversos arquivos da UNIFAL-MG de forma a garantir a gestão de documentos continuada.

II - órgão especial: Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD);

III - unidades de protocolo de cada campi e da Unidade Educacional Santa Clara; e

Parágrafo único. Arquivos setoriais referem-se às unidades da UNIFAL-MG acumuladoras de documentos produzidos e recebidos.

Art. 7º Os arquivos setoriais, unidades de protocolo e a CPAD vinculam-se ao sistema de arquivos da UNIFAL-MG para os estritos efeitos do disposto neste Regimento e para os efeitos técnicos decorrentes, sem prejuízo da subordinação decorrente de sua posição na estrutura organizacional da UNIFAL-MG, não estando seus membros dispensados das funções regulares em seus setores de origem.

Art. 8º A Seção de Protocolo e Arquivo é constituída da seguinte estrutura:

§ 1º A Chefia da Seção de Protocolo e Arquivo cabe a servidor efetivo nomeado pelo Reitor.

§ 2º São da custódia da Seção de Protocolo e Arquivo os documentos intermediários acondicionados no Depósito de Arquivo.

III - elaborar semestralmente relatório das atividades da Seção e encaminhar ao Departamento de Assuntos Administrativos; e

IV - compor o Conselho Técnico do Centro de Documentação da UNIFAL-MG (CEDOC).

II - aplicar e orientar a aplicação dos instrumentos de gestão de documentos:

V - propor ações de pesquisa visando à preservação da memória institucional, assim como programas e projetos de pesquisa relacionados ao acervo da UNIFAL-MG;

VI - auxiliar na transferência de documentos intermediários dos arquivos setoriais para o Depósito de Arquivo, conforme os prazos de guarda definidos na tabela de temporalidade e destinação de documentos;

VII - custodiar os documentos intermediários transferidos dos arquivos setoriais para Depósito de Arquivo, colocando a disposição para pesquisa somente com autorização do setor produtor do documento;

VIII - organizar o arquivo intermediário sob sua custódia no Depósito de Arquivo;

IX - controlar as consultas, os empréstimos e as devoluções de documentos intermediários sob sua custódia no Depósito de Arquivo;

X - selecionar e encaminhar os documentos passíveis de eliminação para CPAD, conforme tabela de temporalidade e destinação de documentos;

XI - selecionar e recolher os documentos de valor permanente para o CEDOC, de acordo com a tabela de temporalidade e destinação de documentos, ficando os documentos permanentes sob a custódia do CEDOC;

XIII - promover o treinamento dos integrantes do sistema de arquivos da UNIFAL-MG, sobre os procedimentos e operações técnicas referentes à gestão de documentos;

XIV - auxiliar na implementação de sistemas informatizados de gestão de documentos;

XV ? propornormas para o funcionamento do sistema de arquivos da UNIFAL-MG visando à gestão de documentos, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo;

XVI - auxiliar na descrição dos documentos recolhidos ao CEDOC, com a elaboração de instrumentos de pesquisa como guias, inventários e catálogos;

XVII - auxiliar na elaboração do quadro de arranjo de fundos recolhidos ao CEDOC;

XVIII - auxiliar na difusão editorial e/ou educativa do acervo recolhido ao CEDOC;

XIX - promover ações de cooperação técnica e científica na área arquivística com órgãos da UNIFAL-MG e com instituições externas à universidade;

XX - controlar a expedição e o recebimento de correspondências de caráter oficial da UNIFAL-MG;

XXI - controlar a expedição e recebimento, via malote, dos documentos de caráter oficial para os campi da UNIFAL-MG e para Unidade Educacional Santa Clara;

XXII - prestar serviços de assessoria arquivística para unidades integrantes do sistema de arquivos da UNIFAL-MG referente a produção, classificação, arquivamento e conservação de documentos de arquivo;

XXIII - realizar as atividades de unidade de protocolo: recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, bem como autuação de documentos avulsos para formação de processos e os respectivos procedimentos decorrentes;

XXIV - aquisição, arquivamento, conservação, seleção, empréstimo, destinação, descrição e difusão do acervo da universidade; e

XXV - outras atribuições pertinentes delegadas à Seção pelo Diretor do Departamento de Assuntos Administrativos.

Art. 11. A CPAD constituída na UNIFAL-MG é responsável por orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados na universidade a fim de garantir a sua destinação final, nos termos da legislação vigente.

I - aplicar o plano de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos;

II - analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados pela UNIFAL-MG, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor; e

III - observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação do(a) Reitor(a) da UNIFAL-MG.

§ 2º A presidência da CPAD cabe a servidor efetivo com Bacharelado em Arquivologia.

§ 3º A critério da CPAD, poderão ser convidados servidores das unidades organizacionais referidas nos documentos a serem analisados, bem como profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da análise, para auxiliar no processo de avaliação de documentos.

b) Assessorar a CPAD na análise, seleção, avaliação, eliminação e descarte de documentos de arquivo.

a) Assessorar a CPAD quanto aos assuntos jurídicos e aos prazos legais dos documentos.

a) Assessorar a CPAD na análise dos documentos que possam ter interesse histórico para a instituição e para sociedade.

Art. 15. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos se reunirá em caráter ordinário no mínimo semestralmente e, em caráter extraordinário, quando convocada por seu Presidente ou por solicitação de um dos membros.

Documento assinado eletronicamente por Sandro Amadeu Cerveira, Reitor, em 06/10/2020, às 09:45, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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